Potni nalogi so eno izmed področij računovodstva, ki ga je treba skrbno voditi. Kljub temu, da številna podjetja to področje zanemarjajo, pa to vsekakor ni priporočljivo. V primeru inšpekcijskega pregleda in ugotavljanja nepravilnosti je treba namreč plačati kazen. Da bi se temu izognili, je boljša preventiva. Vodenje tega področja vam res ne bo vzelo veliko časa. Vam bodo pa prihranjene številne nevšečnosti, če boste to sproti urejali.

Kdaj se jih piše?

Potne naloge naj bi se evidentiralo za vsako službeno pot. Gre torej za krajšo ali daljšo vožnjo, ki je opravljena z namenom, da se pride na končni cilj, kjer se opravi delo, udeleži službenega izobraževanja in podobno. Ker v teh primerih nastajajo stroški vožnje, je zaposleni, ki je na tako pot odšel, seveda upravičen do njihovega povračila. Tudi če se pelje s službenim avtom, pa naj bi se vsaj evidentirali stroški določene poti.

Oblika evidence za potni nalog

Področje evidentiranja potnih nalogov ni tako striktno zakonsko določeno. Tako je običajno na samem podjetju, da sprejme določen interni akt, na podlagi katerega opredeli, kako se bo tega področja lotevalo.

Vsekakor mora tak dokument vsebovati vse tiste pomembne komponente. Tako se navede datum, ko je bila neka pot opravljena. Napiše se, kdo je to pot opravil in s katerim prevoznim sredstvom, v čigavi lasti je to prevozno sredstvo. Opredeliti je treba namen te poti. Opredeljeni morajo biti stroški, ki naj bi nastali oziroma ki so nastali. Dokument mora biti pregledan in potrjen s strani odgovorne osebe. Ne samo zaposleni, ki opravi pot, tudi njegov nadrejeni mora dokument podpisati.

Tovrstne naloge naj bi se izpolnjevalo še pred odhodom na službeno pot. Če pa to iz kakršnih koli razlogov ni izvedljivo, naj bi se obrazec izpolnilo takoj, ko je bila pot zaključena. Zaposlenemu je treba ob koncu meseca vrniti vse stroške, ki jih je imel s to potjo. Če jih je seveda imel.