Monthly Archives: October 2016

Pasti pri izdajanju računa

Že takoj po ustanovitvi oziroma registraciji podjetja lahko nadobudni podjetnik izdaja račune za svoje izdelke in storitve. Račun je pravna osnova za sklepanje tovrstnih poslov in predstavlja obvezno listino ob izvedbi raznih plačil. Ker gre za tako osnovno zadevo, ki se zelo pogosto uporablja, so podjetniki običajno dobro seznanjeni s povezanimi postopki in obveznostmi. Izdajanje računov res ni problem, pa vseeno se lahko zgodi, da računi niso v skladu s predpisi. Predvsem novopečeni podjetniki se morajo poučiti, katere pasti jih čakajo pri izdajanju računov.

Obvezna vsebina računa

Vsak račun mora biti opremljen z vsemi zahtevanimi podatki, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Nekaj teh podatkov je dobro znanih in se že samoumevno pojavljajo tudi na pomanjkljivih računih. Osnova je na primer datum izdaje računa skupaj z zaporedno oziroma drugo identifikacijsko številko računa. Na računu najdemo tudi podatke o podjetju, ki izdaja račun, pri davčnih zavezancih so navedene identifikacijske številke za DDV, seveda pa je s tem povezana tudi stopnja in znesek DDV, kar mora biti navedeno na računu. Račun mora vsekakor vsebovati tudi navedbo izdelkov oziroma storitev, ki so predmet plačila – poleg vrste izdelka ali storitve mora biti navedena še količina, na koncu pa tudi cena na enoto brez DDV in skupna cena. Ne smemo pozabiti na popuste, ki se zapišejo posebej, če niso vključeni v ceno na enoto.

Nekaj dodatne pozornosti zahteva izdajanje računov v primeru predplačila, ko se mora zapisati datum predplačila, če je ta različen od datuma izdaje računa. Poleg tega je tudi kar nekaj posebnih primerov glede na vrsto prodajanih izdelkov oziroma storitev ter glede na davčno zavezanost obeh strank. Obveznosti pri izdaji računa so torej odvisne od različnih faktorjev, od primera do primera, tako da ni univerzalnega vzorca, ki bi zadostil potrebam vseh podjetnikov. Na srečo pa je treba le enkrat ugotoviti vse zahtevane vsebine na računu, nato pa se lahko uporablja nastala predloga.

Kopirni stroji so lahko samostojne naprave ali del multifunkcijske naprave

Multifunkcijske naprave so v bistvu tiskalniki, ki poleg osnovne funkcije (tiskalniki) ponujajo še dodatne zmogljivosti. Po navadi so to še kopirni stroji in optični čitalci oziroma skenerji. Večkrat boste v ponudbi našli tudi naziv All in One, kar v prevodu pomeni vse v enem. Določene multifunkcijske naprave ponujajo še faks, ki pa je s pojavom interneta in elektronske pošte dandanes skorajda že zgodovina.

Dandanes je v bistvu na policah trgovcev z računalniško opremo in spletnih trgovinah skorajda nemogoče najti klasičen tiskalnik, še posebej v ponudbi brizgalnih tiskalnikov.

Brizgalni ali laserski tiskalnik

Laserski tiskalniki se še vedno dobro prodajajo, vendar so namenjeni specifičnim uporabnikom, ki za svoje delo ne potrebujejo kopiranja in skeniranja. Za vaše gospodinjstvo pa je še vedno primernejši nakup multifunkcijske naprave, bodisi s tiskalnikom, ki deluje na princupi brizganja, bodisi z laserskim tiskalnikom. Kot pri klasičnih tiskalnikih, je tudi pri nakupu All in one naprav potrebno biti pozoren na specifikacije. Kot prvo samega tiskalnika, kakšna je hitrost tiskanja, ločljivost tiskanja, kolikšna je cena potrošnega materiala. Pa tudi speficikacije drugih sestavnih delov multifunkcijske naprave, optičnega čitalca, kopirnega stroja in/ali faksa.

Za vsak optični čitalec je navedena vrednost DPI-jev, točk na razdalji ene inče, ki jo je naprava sposobna prebrati in pretvoriti v digitalno obliko. V kolikor boste skenirali ali kopirali fotografije, je ta podatek zelo pomemben, saj ob premali zmožnosti DPI čitalca vaše fotografije na računalniku ne bodo ostre. Skenerji na napravah srednjega in višjega ranga ponujajo tudi dodatne funkcije, kot so skeniranje direktno v elektronsko pošto, v mapo na omrežju ali pa direktno v danes vse priljubljenejša mesta za arhiv, v oblak (Dropbox, Onedrive,…).

In kopirni stroji? Pri samem kopiranju je zelo pomembna tudi fizična zasnova naprave. Določene naprave imajo podajalnik, v katerega lahko vstavite priporočeno maksimalno število papirjev, tiskalnik pa jih nato s pomočjo podajalnika avtomatsko podaja proti optičnemu čitalcu. Če naprava podajalnika nima, boste morali stran kopirati/skenirati 1 po 1.