potni nalogi v podjetju

Potni nalogi – pomembne listine v podjetju

Potni nalogi so dokumentacija, ki služi kot dokazno gradivo, da je prišlo do izvedbe službene poti. V njej so navedene vse podrobnosti poti; od časa odhoda, prihoda, do kraja, kam se je šlo in na kakšen način. Iz dokumentacije je razvidno tudi, kdo vse je šel na to službeno pot in kakšni stroški so v te namene nastali. Dokument mora biti podpisan tako s strani tistega, ki je šel na pot, kot s strani njegovega nadrejenega.

Potni nalogi kot pomemben dokazni dokument

Mnogo podjetij s potnimi nalogi ravna bolj površno, vendar pa je to lahko velika napaka. Potni nalogi so pomemben del računovodstva in evidentiranja stroškov, ki nastanejo v podjetju. V primeru prihoda inšpekcije je treba te listine priložiti, sicer lahko pride do sankcij in kazni, česar si verjetno ne želite.

Glede na to, da pravila, kako naj bi se potne naloge pisalo, niso tako striktno določena, je na vsakem podjetju posebej, da postavi pravila. Večina podjetij v te namene sprejme interni akt o tem. Tako lahko določite, na kakšne načine se bo pisalo te dokumente. Tega se potem pri pisanju listin držijo vsi zaposleni. Vsekakor pa je treba naloge izdati še pred odhodom na pot ali pa najkasneje takrat, ko je bila pot zaključena, če prej ni bilo časa.

Poseben program za vodenje nalogov

Če želite imeti to področje bolj pod nadzorom, je vsekakor smiselno, če se odločite za poseben računovodski program, ki ima tudi to možnost. Tako boste imeli na kupu točne podatke, kdaj je bila kakšna pot izvedena, kdo se je je udeležil in do kakšnih stroškov je pri tem prišlo.

To je vsekakor smiselna poteza tudi za beleženje drugih odhodkov, ki v podjetju nastanejo. Dobra organiziranost vodenja prihodkov in odhodkov podjetja je nuja. Gre namreč za podatke, ki jih je treba ob koncu leta sporočiti tudi državi. Tukaj torej ni prostora za površnost.